Program Przydomowe Magazyny Energii działa na zasadzie refundacji. Najpierw trzeba więc przeprowadzić inwestycję, zapłacić za urządzenia i montaż oraz dopełnić formalności związanych z instalacją. Dopiero później można wystąpić o zwrot części poniesionych kosztów.
Samo wypełnienie elektronicznego formularza jest więc jednym z ostatnich etapów. Wcześniej trzeba sprawdzić, czy urządzenie spełnia wymagania programu i przygotować komplet dokumentów. Jak zrobić to poprawnie?
Najpierw sprawdź, czy możesz dostać dotację
Program jest skierowany do osób fizycznych będących prosumentami, czyli produkujących energię na własne potrzeby z mikroinstalacji OZE przyłączonej do sieci.
Wnioskodawca powinien być również stroną odpowiedniej umowy kompleksowej albo umowy sprzedaży energii. Warto więc sprawdzić, czy dane właściciela instalacji, osoby składającej wniosek oraz informacje znajdujące się w dokumentach są ze sobą zgodne.
Znaczenie ma także data inwestycji. Koszty mogą być kwalifikowane od 1 listopada 2025 roku. Oznacza to, że wsparcie nie jest przeznaczone wyłącznie dla osób, które kupią magazyn po rozpoczęciu naboru.
Urządzenie i cała instalacja muszą jednak spełniać aktualne wymagania programu.
W momencie składania wniosku inwestycja powinna być już zakończona i opłacona. Samo zamówienie magazynu, wpłacenie zaliczki albo podpisanie umowy z instalatorem nie wystarczy.
Jeżeli urządzenie było finansowane leasingiem, przed złożeniem wniosku musi już należeć do beneficjenta.
Magazyn musi mieć minimum 10 kWh
Przed zbieraniem załączników warto dokładnie sprawdzić parametry techniczne instalacji. Jeżeli urządzenie nie spełnia wymagań programu, poprawnie wypełniony formularz nie rozwiąże problemu.
Minimalna pojemność nominalna magazynu energii elektrycznej wynosi 10 kWh. Urządzenie musi być nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż 24 miesiące przed montażem i trwale zainstalowane przy mikroinstalacji OZE.
Do jednej mikroinstalacji przy jednym punkcie poboru energii można zgłosić jeden magazyn energii elektrycznej, odpowiednie urządzenie współpracujące z nim oraz jeden magazyn ciepła.
Trzeba również zwrócić uwagę na zależność pomiędzy wielkością instalacji OZE a magazynem. Pojemność magazynu energii powinna wynosić co najmniej 2 kWh na każdy 1 kWp mocy współpracującej instalacji.
Jest też limit ceny magazynu
Program wprowadza maksymalny koszt samego magazynu wraz z jego montażem. Nie może on przekraczać 3000 zł za każdą 1 kWh pojemności nominalnej. Do tego limitu nie wlicza się m.in. kosztu falownika czy systemu EMS.
Jeżeli więc magazyn ma 10 kWh, maksymalny koszt zakupu i montażu baterii objęty tym warunkiem wynosi 30 tys. zł. Warto sprawdzić to jeszcze przed zakupem. Zbyt drogi magazyn może nie spełnić warunków programu niezależnie od tego, czy pozostałe wymagania zostały zachowane.
Praca wyspowa i EMS są obowiązkowe
Magazyn musi pozwalać na pracę wyspową. Chodzi o możliwość awaryjnego zasilania budynku również wtedy, gdy przestanie działać sieć elektroenergetyczna.
Drugim obowiązkowym elementem jest system zarządzania energią EMS. Nie wystarczy aplikacja pokazująca aktualny poziom naładowania baterii. System powinien faktycznie sterować przepływem energii między instalacją OZE, magazynem i urządzeniami działającymi w gospodarstwie domowym.
Najlepiej potwierdzić te funkcje z instalatorem przed zakupem całego zestawu. Jeżeli ich brak wyjdzie na jaw dopiero podczas przygotowywania dokumentacji, konieczna może być przebudowa instalacji.
Przygotuj faktury, ale również dowody zapłaty
Kolejnym etapem jest skompletowanie dokumentów finansowych. Potrzebne będą faktury, rachunki albo paragony imienne za urządzenia i wykonane prace. Dokumenty powinny umożliwiać dokładne ustalenie, za co zapłacono. Jeżeli jedna faktura obejmuje kilka urządzeń i usług bez rozbicia ceny, może być konieczne przygotowanie dodatkowej specyfikacji kosztów.
W przypadku faktury korygującej trzeba zachować zarówno pierwotny dokument, jak i jego korektę. Sama faktura nie potwierdza jednak jeszcze, że koszt został rzeczywiście poniesiony. Przy płatności przelewem trzeba przygotować potwierdzenie transakcji. Przy zapłacie gotówką potrzebny będzie odpowiedni dokument KP. Jeśli zakup został sfinansowany kredytem, należy mieć potwierdzenie banku wskazujące na dokonanie płatności. Sama umowa kredytowa nie jest dowodem zapłaty. Nie wystarczy też wyłącznie informacja na fakturze, że została ona opłacona.
Nie zapomnij o dokumentach od operatora sieci
Osobną grupę załączników stanowią dokumenty od operatora systemu dystrybucyjnego.
Potrzebne jest potwierdzenie dotyczące przyłączenia mikroinstalacji OZE oraz zgłoszenia lub przyłączenia magazynu energii. Dokumentacja powinna zawierać numer punktu poboru energii, czyli PPE, oraz wymagane dane techniczne.
O dokumenty od OSD najlepiej wystąpić odpowiednio wcześniej. Czas ich przygotowania może zależeć od konkretnego operatora, a bez nich nie uda się złożyć kompletnego wniosku.
Protokół odbioru musi być na aktualnym wzorze
Do wniosku trzeba dołączyć również protokół odbioru instalacji. Powinien zostać przygotowany według aktualnego wzoru obowiązującego w programie. Musi potwierdzać nie tylko samo wykonanie prac, ale również określone funkcje instalacji.
W dokumencie powinny znaleźć się m.in. informacje dotyczące systemu EMS oraz potwierdzenie możliwości pracy wyspowej. Najprościej przygotować protokół razem z firmą wykonującą instalację. Jeżeli magazyn został zamontowany samodzielnie, również trzeba przygotować i podpisać wymagany dokument.
Zrób odpowiednie zdjęcia magazynu
NFOŚiGW wymaga także dokumentacji fotograficznej. Nie chodzi jednak wyłącznie o zdjęcie gotowej instalacji. Na fotografiach musi być możliwa identyfikacja urządzeń. Warto przygotować zdjęcie całego magazynu z widoczną nazwą handlową oraz osobne fotografie tabliczek znamionowych z numerami seryjnymi.
Jeżeli tabliczki nie można sfotografować, dane urządzenia można potwierdzić innym właściwym dokumentem, np. kartą gwarancyjną. Zdjęć nie należy dodatkowo edytować. Fundusz przewiduje możliwość ich automatycznej weryfikacji.
Potrzebne będą również karty produktów magazynu energii i falownika, a w przypadku magazynu ciepła także odpowiednia dokumentacja tego urządzenia.
Zrzut ekranu z aplikacji bankowej nie wystarczy
Dotacja zostanie wypłacona na konto wskazane we wniosku, dlatego potrzebny jest dokument potwierdzający numer rachunku bankowego. Powinien zostać wygenerowany przez system bankowości elektronicznej albo wydany bezpośrednio przez bank. Zwykły zrzut ekranu wykonany w aplikacji bankowej nie jest traktowany jako odpowiedni dokument.
Przed wysyłką pobierz najnowsze formularze
Nawet jeżeli część dokumentów została przygotowana wcześniej, przed składaniem wniosku warto wejść na oficjalną stronę programu i pobrać aktualne wzory. Dotyczy to m.in. protokołu odbioru, zaświadczenia OSD, pełnomocnictwa oraz wymaganych oświadczeń. Korzystanie ze starego formularza może skończyć się potraktowaniem dokumentu jako brakującego.
Załączniki powinny być zapisane w nieedytowalnych formatach, np. PDF lub JPG, i nie mogą być zabezpieczone hasłem. Dobrym rozwiązaniem jest wcześniejsze przygotowanie osobnego folderu ze wszystkimi dokumentami. Pozwoli to ograniczyć ryzyko, że podczas wypełniania formularza zostanie dołączona niewłaściwa faktura czy nieczytelne zdjęcie.
Pełnomocnictwo może przysporzyć problemów
Jeżeli wniosek w imieniu beneficjenta składa inna osoba, potrzebne będzie pełnomocnictwo. Dotyczy to również sytuacji, gdy formalności wykonuje współmałżonek. Trzeba szczególnie uważać na sposób podpisania dokumentu. Jeżeli pełnomocnictwo zostanie podpisane odręcznie, podpis wnioskodawcy musi zostać notarialnie poświadczony. Brak takiego potwierdzenia może doprowadzić do odrzucenia wniosku bez możliwości poprawy. Możliwe jest również zastosowanie właściwego podpisu elektronicznego.
Dopiero teraz przejdź do GWD
Gdy wszystkie dokumenty są gotowe, można rozpocząć wypełnianie właściwego wniosku w Generatorze Wniosków o Dofinansowanie. Po zalogowaniu trzeba wybrać odpowiedni nabór programu Przydomowe Magazyny Energii i uzupełnić formularz.
Potrzebne będą m.in. dane wnioskodawcy, numer PPE, informacje o mikroinstalacji, parametry magazynu i dane dotyczące kosztów przedsięwzięcia. Następnie do formularza dodaje się wcześniej przygotowane dokumenty. Wniosku nie trzeba kończyć podczas jednej sesji. Można zapisać jego wersję roboczą i wrócić do niej później.
Przed podpisaniem warto jednak raz jeszcze przejrzeć wszystkie dane oraz otworzyć każdy załączony dokument. Pomyłka polegająca na dodaniu niewłaściwego pliku może później niepotrzebnie wydłużyć ocenę.
Wypełniony formularz to jeszcze nie złożony wniosek
To jeden z najważniejszych etapów całej procedury. Samo uzupełnienie formularza i zapisanie go w GWD nie oznacza, że dokument trafił do NFOŚiGW.
Gotowy wniosek trzeba podpisać elektronicznie, a następnie faktycznie wysłać. Można wykorzystać m.in. profil zaufany lub kwalifikowany podpis elektroniczny.
O zachowaniu terminu decyduje data wysłania dokumentu, a nie moment jego utworzenia czy zapisania wersji roboczej.
Po zakończeniu procedury trzeba sprawdzić status w GWD. Prawidłowo przekazany wniosek powinien otrzymać oznaczenie „Przyjęty w Funduszu”. Dopiero wtedy można mieć pewność, że dokument rzeczywiście został złożony.
Po wysłaniu nadal trzeba pilnować terminów
Wysłanie wniosku rozpoczyna jego ocenę. Fundusz może jednak poprosić o dodatkowe wyjaśnienia albo uzupełnienie dokumentacji.
Dlatego trzeba regularnie sprawdzać zarówno konto w GWD, jak i adres e-mail podany we wniosku. Warto również zaglądać do folderu ze spamem.
Co do zasady wniosek może zostać skierowany do poprawy maksymalnie dwa razy. Na uzupełnienie dokumentów jest do 10 dni roboczych, liczonych od dnia następującego po wysłaniu wezwania.
Nie wszystkie błędy można jednak naprawić. Część nieprawidłowości może skutkować odrzuceniem wniosku bez możliwości dokonania korekty.
Jeżeli Fundusz poprosi o zmiany, poprawiony formularz trzeba ponownie zapisać, podpisać i wysłać przez GWD. Samo zmienienie danych w systemie nie wystarczy.
Co sprawdzić przed kliknięciem „wyślij”?
Przed ostatecznym przekazaniem dokumentów warto zrobić jeszcze jedną kontrolę:
- inwestycja jest zakończona i w pełni opłacona,
- magazyn ma odpowiednią pojemność i spełnia wymagania techniczne,
- zachowany jest wymagany stosunek pojemności magazynu do mocy instalacji OZE,
- koszt urządzenia mieści się w dopuszczalnym limicie,
- instalacja umożliwia pracę wyspową,
- działa odpowiedni system EMS,
- do wszystkich faktur są dowody zapłaty,
- przygotowano dokumenty od OSD,
- protokół odbioru sporządzono na aktualnym formularzu,
- zdjęcia pozwalają zidentyfikować urządzenia i numery seryjne,
- dołączono wymaganą dokumentację techniczną,
- przygotowano potwierdzenie rachunku bankowego,
- ewentualne pełnomocnictwo ma właściwą formę,
- wszystkie załączniki są czytelne i nie są zabezpieczone hasłem,
- wniosek został podpisany i wysłany,
- w GWD pojawił się status „Przyjęty w Funduszu”.
Najwięcej pracy nie wymaga więc sam generator, lecz przygotowanie spójnej dokumentacji inwestycji. Dane na fakturach, w dokumentach OSD, protokole odbioru i kartach produktów powinny odpowiadać faktycznie zamontowanym urządzeniom. Jeżeli wszystko zostanie zebrane jeszcze przed otwarciem GWD, samo złożenie wniosku jest już znacznie prostsze.
